邮件系统使用规定

一、使用方式

1．每个用户拥有自己独立的邮箱，邮箱由技术部统一开通，对于新入司员工，首先由人力资源部相关人员将其信息登录到人事系统中，信息技术部将为其设定相关的资源访问权限，然后由其部门负责人或其上级主管通知信息技术部是否启用邮箱（分为内部、外部邮箱）；邮箱启用后，信息技术部将通过邮件告知新员工的主管，由主管通知其邮件账号、密码等。如果员工离职，需要由人事部首先变更人事信息，信息技术部将关闭其邮箱，并取消其在相关系统的操作权限。

注：此过程将通过改造人事系统，实现信息的自动通知处理。

2．每个用户使用邮件客户端进行邮件的收发，并采用POP3/IMAP协议进行邮件的收发，使用IMAP协议时，所有的收发邮件记录保存在公司统一的邮件服务器上。使用POP3协议时，所有的邮件都将保存在本地，建议在使用POP3协议收取邮件时，在服务器上保存接收邮件的副本，以免由于客户端机器出现问题而导致邮件记录的丢失。

注：公司将为每个用户根据需要提供不同容量的邮件存储空间，并保证邮箱的正常使用和信息安全。

邮件客户端建议使用Foxmail，可以方便自己维护邮件组进行邮件的群发，同时使用POP3协议收取邮件时，默认在服务器上会保留邮件的副本。

使用IMAP/POP3协议时，都需要设置客户端查收邮件的时间间隔，要求是3-5分钟。

建议客户端使用POP3协议，方便创建邮件的过滤条件对邮件进行自动组织，IMAP不支持邮件的自动组织。

3．在邮件中如果需要添加附件，一律采用压缩后再传送，这样做的好处是：一是减少网络传送的压力，节省服务器的空间，另外一个重要原因是减少病毒的传播，创造一个安全的办公环境。

4．在上班后，对于所有有电脑的人员，须首先开启邮件客户端，接收各种邮件信息并处理，对于公司内部流转的需要审批的资料，需要统一用公司的邮箱进行发送。若由于未正常开启邮件客户端而导致的延误，由个人负责。

5．9月份先培养邮件使用习惯，推行邮件文化；10月份起正式实施。

6．非正式的文件传递，可以继续通过QQ等方式进行。

7．即使不开放上网权限的人，也可以开通邮件功能，限制其跟外部邮箱的联系，仅能够在公司内部进行邮件交流。（起到原先内部邮箱的作用）。

二、使用规则

为了推行电子审批流程和无纸化办公，邮件将作为目前公司唯一被认可的信息流通手段，为了防止信息流通过程中被篡改，需要遵循一定的规则。

名词解释

收件人：是邮件的主要责任人或者执行人；可以是一个人、多个人或者一个邮件组；

抄送：是邮件的相关责任人，需要其了解邮件的内容，并不需要其执行或负有重要责任，即邮件中表达的内容需要知会他；

回复：是指邮件的接受者就发送者的问题进行意见表达并告知发送者，在回复时，直接将邮件的发送者作为邮件的接受者。如果回复的内容还需要其他人知晓，可以再选择其他的人员作为收件人或者抄送人；

注：回复时，原邮件内容作为回复内容的一部分，回复者需要将自己的意见清晰地表达在邮件内容中，不要去修改原发送者的内容；

如果原邮件中包含附件，回复时，附件默认情况下是不会被传送回去的，只需要将自己的意见写在邮件内容中即可，这样可以节省空间；如果回复者修改了附件中文件的内容并需要通知原发送者或其他人，须将修改后的文件压缩后重新作为附件发送；

全部回复：是指将回复者的意见发送给所有原邮件的接收人，包括抄送人。

注：全部回复时，还可以从收件人中删除或者再添加其他的人员作为邮件的接收人。

其他的方面参考回复的介绍和用法。

转发：是指将发送者的意见转发给其他人，让其了解发送者的想法。

注：转发时接收人或抄送人都是空的，需要自己选择或添加接收人；

转发时，可以在邮件内容中追加自己的意见，但不要去修改原发送者的内容；

转发时，如果原邮件有附件，附件将默认同时转发给其他人，转发人如果想补充其他材料，可以在附件中直接再添加其他的文件作为附件，也可以删除掉原邮件中的附件，这需要根据转发者的意图来定。

再次发送：重新发送一个已发送过的邮件。您可以针对原先已经发送过的邮件（一般您可以在已发送邮件箱里找到它）再进行编辑，对内容或地址做出修改后再作为一封新的邮件重新发送。

使用规则

邮件的应用主要分为需要审批的邮件和不需要审批的邮件（即：通知性邮件）两种，这两种方式在操作时，要注意一下几点：

1．不需要审批的邮件（通知性邮件）

按照普通的邮件进行发送，将相关人员作为收件人或者区分收件人、抄送人，同时明确邮件的标题、邮件的内容，如果有附件，将压缩后的文件添加到邮件中，然后进行邮件发送；

2．需要审批的邮件

对于需要审批的邮件，发送者组织好邮件内容，将审批者作为收件人进行邮件发送，审批者回复意见时，负责组织收件人或抄送人，即你的签批意见需要其他与此事相关的人员知道或配合，需要将签批者的意见直接表达给相关人员，不要再通过其他中间人转发，防止邮件内容被修改。

3．如果审批者需要再征求别人的意见，此时可以进行邮件的转发，将原发件人的邮件转发给其他相关人员，并在邮件内容中表达自己的意见或要求。

三、邮件安全

所有的邮件内容、邮件发送历史都保存在公司的服务器上，同时每个人的机器上保留一个邮件的副本，同时，对于邮件服务器，将采用RAID加备份的方式，保证数据的安全与完整；邮件服务器采用严格的账户管理及防毒措施，只有管理员角色才能够登录且管理员账户及密码由专人管理，以此来保证邮件的安全性。

另外，邮件账户分为内网邮件和外网邮件，对于不开放外网的人员，或者与外界无工作联系的人员，不开放与外界互通邮件的权限，但在公司内部，可以正常的接受邮件，与原先的jscymail.com的邮箱效果一样，但同样使用的是cyjy.com的邮箱。

对于非公开性的内部文件，如果泄露，邮件发送者将承担相关责任，此条款同样适用于因使用QQ、MSN等引起的信息泄露。

四、使用技巧

邮件的使用技巧包括如何设置POP3邮箱的邮件查收时间间隔、如何创建组、如何通过组群发邮件，如何进行邮件分组，如何创建文件夹，如何通过设置邮件过滤规则组织邮件内容，如何要求阅读回执等，详见补充文档。

信息技术部

2010年9月19日